Ziekteverzuim heeft impact op elke organisatie. Het is niet alleen vervelend voor de medewerker, maar ook voor jou als werkgever. Naast de kosten vraagt het ook tijd en aandacht. Door een duidelijk verzuimbeleid te hanteren en actief met verzuim om te gaan, kun je verzuim beperken en het werkplezier van je medewerkers verhogen. Hieronder staan zes praktische stappen om direct mee aan de slag te gaan.

Stap 1: Creëer een open sfeer

Een open werkcultuur helpt verzuim te voorkomen. Als medewerkers zich veilig voelen om problemen aan te kaarten, kunnen eventuele oorzaken van verzuim vroeg worden besproken. Dit geeft jou als werkgever de kans om tijdig hulp te bieden of aanpassingen te doen. Nodig medewerkers uit om altijd bij problemen aan de bel te trekken.

• “Vraag van de Maand”: Elke maand kunnen medewerkers anoniem of tijdens een teamoverleg reageren op een vraag, zoals “Wat kunnen we doen om jouw werkdag leuker te maken?” Dit geeft niet alleen een boost aan de werksfeer maar biedt ook inzicht in wat speelt op de werkvloer.
• Mini-retreats op kantoor: Richt een ‘chill’-hoek in met comfortabele stoelen en rustige muziek waar medewerkers kort even kunnen ontspannen. Dit verlaagt stress en bevordert een veilige, open sfeer.
• “Collega-voor-een-dag”-programma: Laat collega’s uit verschillende afdelingen een dag met elkaar meelopen. Dit vergroot begrip voor elkaars werk, wat de sfeer en open communicatie bevordert.

Stap 2: Maak een duidelijk verzuimbeleid

Zorg voor een helder verzuimbeleid dat makkelijk te begrijpen is voor iedereen. Beschrijf hierin hoe verzuim moet worden gemeld, wat de verwachtingen zijn en welke stappen medewerkers kunnen verwachten. Een duidelijk beleid maakt het verzuimproces voor iedereen inzichtelijker en zorgt voor minder onzekerheid.

• Visuele routekaart: Creëer een infographic of poster die het verzuimproces visueel uitlegt. Dit maakt het beleid toegankelijker en beter te onthouden. Hang de infographic bijvoorbeeld op in de kantine.
• Animatievideo: Maak een korte animatievideo waarin je uitlegt wat het verzuimbeleid is en hoe medewerkers dit kunnen volgen. Video’s worden vaak beter onthouden en kunnen nieuwe medewerkers ook snel inleiden.
• Verzuim-FAQ op intranet: Houd een overzichtelijke verzuim-FAQ bij, met veelgestelde vragen over bijvoorbeeld het melden van verzuim, rechten en plichten. Laat medewerkers vragen indienen om het beleid samen op te stellen en aan te passen.

Stap 3: Train leidinggevenden

Leidinggevenden spelen een cruciale rol bij ziekteverzuim. Geef hen de juiste handvatten om signalen van verzuim te herkennen en om het gesprek met medewerkers op een positieve manier aan te gaan. Door goed getrainde leidinggevenden voelt de medewerker zich gesteund en begrepen, wat kan bijdragen aan een sneller herstel.

• Rollenspellen: Organiseer rollenspellen waarin leidinggevenden oefenen met verschillende verzuimscenario’s. Bijvoorbeeld: hoe ga je om met een medewerker die zich vaak ziek meldt? Het oefenen van reacties en situaties helpt leidinggevenden om met vertrouwen het gesprek aan te gaan.
• Gastspreker of workshop over werkgeluk: Nodig een expert uit die leidinggevenden traint om werkplezier te vergroten en verzuimsignalen vroegtijdig op te pikken. Zo leren ze niet alleen verzuim signaleren, maar ook hoe ze een positieve werksfeer bevorderen.
• Leiderschap in beeld brengen: Laat leidinggevenden hun inzichten in ziekteverzuim en werkgeluk delen via korte video’s of blogs op het intranet. Dit stimuleert een gevoel van transparantie en maakt hen meer benaderbaar.

Stap 4: Werk samen met een arbodienst

Arbodiensten, zoals ArboNext, kunnen helpen bij het begeleiden van zieke medewerkers en het beperken van verzuim. Zij bieden professionele ondersteuning en zorgen dat alles volgens de wet verloopt. Door een goede samenwerking met een arbodienst worden zowel werkgever als medewerker goed geholpen.

• Health & Wellbeing Fair: Organiseer samen met de arbodienst een jaarlijkse gezondheidsevent op locatie. Denk aan health checks, korte workshops over vitaliteit en voeding, en informatie over verzuimbegeleiding. Dit biedt medewerkers een leuke en informatieve ervaring die hen bewust maakt van hun gezondheid.
• Maandelijkse verzuimvraag: Laat de arbodienst elke maand een vraag van medewerkers over verzuim beantwoorden. Dit kunnen praktische tips zijn of bijvoorbeeld een uitleg van rechten en plichten rondom verzuim. Zo wordt de arbodienst toegankelijker en beter bekend.
• Vitaliteits-app met de arbodienst: Zet samen met de arbodienst een laagdrempelige app op waarin medewerkers tips krijgen over stressmanagement, beweging en voeding. Zo kunnen ze proactief aan hun gezondheid werken.

Stap 5: Analyseer verzuimcijfers

Houd bij hoe vaak en waarom medewerkers zich ziek melden. Verzuimcijfers kunnen belangrijke informatie geven over terugkerende oorzaken en mogelijke verbeterpunten. Door regelmatig naar deze cijfers te kijken, zie je eerder waar eventuele problemen liggen en kun je gericht actie ondernemen.

• Verzuim-inzichten als speerpunt van de maand: Deel elke maand een inzicht uit de verzuimcijfers met het team, zoals ‘meest voorkomende reden van verzuim’ of ‘drukke periodes’. Dit geeft inzicht in de bedrijfsdynamiek en biedt leidinggevenden aanknopingspunten voor preventie.
• Benchmarking met vergelijkbare bedrijven: Werk samen met de arbodienst om te vergelijken hoe jouw verzuimcijfers zich verhouden tot bedrijven in dezelfde sector. Dit biedt een frisse blik op waar kansen liggen om verzuim verder te verlagen.
• Verzuim-uitdagingen met teamdoelen: Stel een klein doel per kwartaal, zoals “verlaag het verzuim in team X met 5% door welzijn te bevorderen.” Teams die dit doel halen kunnen een beloning ontvangen, zoals een teambuilding activiteit.

Stap 6: Evalueer en pas het verzuimbeleid aan

Een goed verzuimbeleid is niet statisch. Door regelmatig te evalueren of het beleid nog werkt en of het aansluit op de werkvloer, houd je het up-to-date. Luister naar feedback van medewerkers en leidinggevenden om verbeterpunten door te voeren.

• Verzuimwerkgroep met input van medewerkers: Richt een werkgroep op met medewerkers van verschillende afdelingen om het verzuimbeleid regelmatig door te nemen en verbeteringen voor te stellen. Dit vergroot draagvlak en zorgt ervoor dat het beleid aansluit op de werkvloer.
• Kwartaalthermometer: Stuur een kort enquêteformulier uit waarin medewerkers feedback geven op het verzuimbeleid. Dit helpt om snel te achterhalen waar behoefte aan is en of er nieuwe stressfactoren zijn.
• Blik terug en vier vooruitgang: Presenteer elk jaar een overzicht van hoe verzuimcijfers zich hebben ontwikkeld en vier verbeteringen. Dit houdt medewerkers betrokken en gemotiveerd om samen te blijven werken aan een gezonde werkcultuur.