Een ziekmelding op maandagochtend. Of midden in een druk project. Begrijpelijk dat je als werkgever direct wilt weten: hoelang gaat dit duren en wie vangt het werk op? Toch zit er een grens aan wat je mag vragen. Privacyregels, en vooral de AVG, bepalen wat je wél en niet mag weten en vastleggen. In deze blog vertellen wij je wat je als werkgever wél en niet mag vragen bij een ziekmelding.
Waarom mag je niet alles vragen?
Zodra een werknemer zich ziekmeldt, gelden strikte regels rondom privacy. De gezondheid van een werknemer valt onder ‘bijzondere persoonsgegevens’ en die mag je als werkgever in principe niet verwerken. Waarom? Omdat werknemers onder jouw gezag staan en zich sneller verplicht kunnen voelen informatie te delen die ze eigenlijk privé willen houden.
Dat betekent dus: hoe goed je het ook bedoelt, je mag bijvoorbeeld niet vragen wat de dokter zegt over het herstel van je werknemer. Zelfs als een werknemer uit zichzelf deze details vertelt, mag je deze informatie niet vastleggen of gebruiken voor oordeelsvorming over inzetbaarheid. Alleen de bedrijfsarts of arbodienst mag hiermee aan de slag. Die heeft beroepsgeheim en beoordeelt wat relevant is voor het werk.
Wat mag je wél vragen bij een ziekmelding?
Je mag uitsluitend vragen naar informatie die noodzakelijk is om:
- De bedrijfsvoering voort te zetten.
- De loondoorbetalingsplicht te beoordelen.
- De re-integratie te kunnen starten.
Concreet betekent dit dat je de volgende vragen mag stellen en deze informatie ook mag registreren:
- Bereikbaarheid: Op welk (verpleeg)adres ben je bereikbaar? Wat is je telefoonnummer?
- Verwachte duur: Hoelang denk je dat je ziek blijft?
- Lopende afspraken: Welke werkzaamheden of afspraken lopen nog? Waar moeten we rekening mee houden?
- Arbeidsongeval: Heeft de ziekte te maken met een arbeidsongeval?
- Verkeersongeval: Is er sprake van een verkeersongeluk waarbij we de kosten kunnen verhalen (regresrecht)?
- Vangnet Ziektewet: Val je onder één van de vier vangnetregelingen van de Ziektewet? Je werknemer hoeft niet te vertellen welke regeling het is.
En hoe zit het met de zakelijke e-mail?
Als een werknemer ziek is, mag je, als dat nodig is, de zakelijke mailbox controleren om het werk voort te zetten. Maar wees voorzichtig: privémail blijft privé, ook in een zakelijke mailbox. Zie je aan de onderwerpregel dat het een privébericht is? Dan mag je dat niet openen. Informeer je werknemers daarom vooraf dat zakelijke mail bij ziekte kan worden ingezien.
Wat mag je níet vragen of vastleggen?
Wat je vooral níét mag vragen, is informatie over de aard en oorzaak van de ziekte. Toch doet 57% van de werkgevers dat wél, blijkt uit onderzoek van CNV. Dat is in strijd met de wet en kan leiden tot klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze informatie valt namelijk onder gezondheidsgegevens en die zijn als bijzondere persoonsgegevens extra beschermd. Dit mag je niet vragen:
- Wat heeft je werknemer precies? (Diagnose, medische oorzaak, aard van de ziekte).
- Welke beperkingen en mogelijkheden iemand heeft qua werkcapaciteit (dat mag alleen de bedrijfsarts beoordelen).
- Details over de medische behandeling of het privéleven.
- Toegang tot medische dossiers.
Zelfs met toestemming van de werknemer mag je deze gegevens niet verwerken. Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen mag je informatie vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer met ernstige suikerziekte of epilepsie. Dit mag echter alleen als dit noodzakelijk is voor directe collega’s om te weten wat te doen bij een aanval. Het liefst regel je dit via de bedrijfsarts.
Wat mag je je team vertellen als een collega langdurig ziek is?
Je mag het zeker benoemen, maar houd het beperkt. Vertel alleen hoe lang iemand waarschijnlijk afwezig is en deel geen medische details of oorzaken. Vraag je werknemer: ‘Wat wil je dat ik aan het team vertel over je afwezigheid?’ Zo blijf je binnen de regels én toon je respect voor iemands privacy.
Betrokken zonder privacy te schenden
Nu weet je wat je als werkgever wél en niet mag vragen zonder dat jij de privacy schendt van je werknemer. Bij een ziekmelding:
- Wel vragen: bereikbaarheid, verwachte duur, lopende werkzaamheden, arbeidsongeval, verkeersongeval, vangnetregeling.
- Niet vragen: diagnose, medische oorzaak, behandeling, privéomstandigheden, beperkingen en mogelijkheden.
Vraag alleen wat nodig is en laat medische zaken aan de bedrijfsarts over. Zo voorkom je gedoe en houd je de werkrelatie gezond. Heb je vragen? Neem gerust contact met ons op via 085 – 10 57 600 of mail naar info@arbonext.nl.
