Hybride werken – deels op kantoor en deels vanuit huis – is voor veel werkgevers de nieuwe standaard. Flexibel, efficiënt én aantrekkelijk voor werknemers. Maar wist je dat het jou als werkgever óók extra verplichtingen geeft? Met de juiste aanpak voorkom je boetes én creëer je een gezonde en productieve werkcultuur. In dit bericht lees je hoe – én hoe ArboNext je daarbij kan helpen.
Werkgever, let op: RI&E geldt ook voor thuiswerken
Hybride werken betekent niet dat je als werkgever achterover kunt leunen. De Arbowet verplicht je om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit te voeren. Ook voor thuiswerkplekken. Dit betekent dat je moet nagaan welke risico’s er zijn. Denk aan lichamelijke klachten door een slechte werkhouding of stress door een gebrekkige scheiding tussen werk en privé.
Wat moet je als werkgever onder andere regelen voor thuiswerken?
- Breng de risico’s in kaart en neem thuiswerken op in je RI&E. Denk aan factoren zoals voldoende daglicht, een goede werkhouding en mentale belasting.
- Maak een plan van aanpak om deze risico’s te beperken. Stel duidelijke richtlijnen op over hoe een thuiswerkplek eruit moet zien en wat werknemers kunnen doen bij klachten of stress.
- Bied ergonomische arbeidsmiddelen aan. Denk aan het beschikbaar stellen van een verstelbare bureaustoel, een los toetsenbord of een laptopstandaard via een thuiswerkvergoeding.
- Houd rekening met de Arbeidstijdenwet en zorg voor een goede registratie van werk- en rusttijden. Je kunt hierbij denken aan het inzetten van een urenregistratietool of het aanmoedigen van pauzes via automatische herinneringen.
- Controleer regelmatig of de afspraken worden nageleefd. Plan af en toe een videocall in om de werkplek en thuissituatie te bespreken.
Heb je de RI&E niet op orde? Dan loop je kans op een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Zorg dat je RI&E op orde is
Wanneer mag je thuiswerken wél of niet weigeren?
Veel werknemers willen graag thuiswerken, maar hebben ze hier wettelijk recht op? Nee, thuiswerken is geen recht, maar een verzoek. Volgens de Wet Flexibel Werken (WFW) mogen werknemers een schriftelijke aanvraag indienen, die jij als werkgever mag weigeren op basis van redelijke argumenten. Denk aan:
- Werkroosters die in de knel komen.
- Werkzaamheden die niet op afstand kunnen worden uitgevoerd.
- Een thuiswerkplek die niet veilig of geschikt is.
Daarnaast gelden er voorwaarden. Een werknemer moet bijvoorbeeld minimaal zes maanden in dienst zijn en het verzoek twee maanden voor de ingangsdatum schriftelijk indienen.
Arbowet en zorgplicht: thuiswerken moet verantwoord gebeuren
Je bent als werkgever verplicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Dit betekent onder andere:
- Voorlichting geven in de vorm van een online meeting of webinar over hoe werknemers veilig en gezond thuis kunnen werken. Besteed bijvoorbeeld aandacht aan psychische belasting, zoals stress door de combinatie van werk en privé.
- Regels rondom beeldschermwerk naleven. Volgens de Arbowet moeten werknemers bijvoorbeeld regelmatig pauzes nemen en hebben ze recht op een oogonderzoek.
Thuiswerkvergoeding en werkkostenregeling
Thuiswerken betekent ook extra kosten: elektriciteit, koffie, verwarming. Daarom mag je als werkgever een thuiswerkvergoeding van €2,35 per dag onbelast vergoeden. Deze vergoeding kan niet gecombineerd worden met een reiskostenvergoeding voor dezelfde dag. Daarnaast kun je via de werkkostenregeling (WKR) onbelast vergoeden voor een ergonomische thuiswerkplek, zoals een verstelbaar bureau.
Mag je werknemers controleren?
Thuiswerken betekent niet dat de werkgever het zicht op de werknemer volledig verliest. Maar pas op: controleren mag niet zomaar. Volgens de privacywetgeving (AVG) gelden strikte regels:
- Er moet een gerechtvaardigd belang zijn.
- De controle moet noodzakelijk zijn.
- Werknemers moeten vooraf worden geïnformeerd over wat, hoe en wanneer er gecontroleerd wordt.
- Het recht op vertrouwelijke communicatie moet worden gerespecteerd.
Je kunt samen met je werknemer afspraken maken over bereikbaarheid en productiviteit, bijvoorbeeld door vaste werktijden af te spreken of voortgangsgesprekken in te plannen. Het is daarbij belangrijk om vertrouwen en begrip te tonen, bijvoorbeeld omdat werk en privé steeds meer in elkaar overlopen. Blijf daarom actief in contact met je werknemers.
Hybride werken? Laat het regelen
Hybride werken biedt veel voordelen, maar brengt ook verplichtingen met zich mee. Heb je interesse om een RI&E door ArboNext te laten opstellen? Neem dan contact op Dénise Jansen, onze relatiebeheerder, via 085 – 10 57 610. Je kunt ook dit formulier invullen, dan neemt Dénise zo snel mogelijk contact met je op.
